Acord privind Prelucrarea Datelor

Acest Acord privind Prelucrarea Datelor („DPA”) face parte din Termenii și Condițiile ZENIA Assistant / buildbot.ro și se aplică atunci când ZENIA Assistant prelucrează Date cu Caracter Personal ale Clientului în numele Clientului, conform GDPR.

ZENIA Assistant este un produs software operat sub brandul ZENIA Assistant / buildbot.ro de Popescu Adrian Florin, operator individual din România. ZENIA Assistant nu este o societate înregistrată și nu este o entitate juridică separată.

În sensul acestui DPA, „Client” înseamnă persoana sau organizația care creează sau folosește un cont ZENIA, configurează un workspace, implementează widgetul chatbot, încarcă fișiere, trimite URL-uri pentru crawling sau furnizează în alt mod conținut pentru prelucrare prin Serviciu.

Acest DPA este destinat să se aplice atât utilizării gratuite pentru evaluare, cât și planurilor plătite după activarea checkout-ului plătit. Planurile plătite sunt pregătite pentru lansare prin Paddle. Până la activarea checkout-ului Paddle, accesul plătit poate fi indisponibil sau limitat la utilizatori aprobați pentru early access.

Pentru Datele cu Caracter Personal ale Clientului transmise către Serviciu de Client, inclusiv conținut, fișiere, URL-uri, conversații chatbot și mesaje ale utilizatorilor finali prelucrate prin widgetul implementat, Clientul acționează ca Operator de Date, iar Popescu Adrian Florin, operând ZENIA Assistant / buildbot.ro, acționează ca Persoană Împuternicită, prelucrând aceste date pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului și în numele acestuia.

Pentru datele personale prelucrate în scopuri operaționale independente, precum administrarea contului, securitatea platformei, prevenirea abuzului, suport direct, configurarea facturării, conformitate legală și comunicări cu utilizatorii înregistrați, Popescu Adrian Florin poate acționa ca Operator de Date independent. Aceste activități de operator sunt descrise în Politica de Confidențialitate.

Atunci când Paddle este folosit pentru checkout plătit, abonamente, taxe, facturi, chitanțe, chargeback-uri, rambursări sau suport pentru cumpărători, Paddle poate prelucra datele cumpărătorului și datele de plată în propriul rol de furnizor de plată și/sau merchant of record. Paddle nu este folosit pentru prelucrarea conținutului conversațiilor chatbot sau a conținutului bazelor de cunoștințe ale Clientului, cu excepția cazului în care o integrare viitoare precizează expres altfel.

Acest DPA acoperă prelucrarea Datelor cu Caracter Personal ale Clientului necesară pentru furnizarea platformei ZENIA Assistant și a serviciilor conexe descrise în Termeni și Condiții. Prelucrarea începe atunci când Clientul creează un cont, configurează un workspace, implementează un chatbot, încarcă conținut, trimite URL-uri pentru crawling sau folosește în alt mod o funcționalitate care prelucrează Date cu Caracter Personal ale Clientului.

Prelucrarea continuă atât timp cât contul Clientului, workspace-ul, sursa de cunoștințe, implementarea chatbotului sau abonamentul relevant rămâne activ, precum și pentru orice perioadă suplimentară necesară pentru ștergere, rotația backup-urilor, păstrare legală, gestionarea disputelor sau logging de securitate, conform Politicii de Confidențialitate și Termenilor și Condițiilor.

Natura și scopul prelucrării constau în furnizarea, operarea, menținerea, securizarea și îmbunătățirea platformei ZENIA Assistant. Aceasta include furnizarea interacțiunilor chatbot în numele website-ului sau aplicației Clientului; indexarea, stocarea, interogarea și recuperarea bazelor de cunoștințe ale Clientului; crawling-ul conținutului website-ului transmis de Client; procesarea fișierelor încărcate și a intrărilor de text personalizat; generarea de embeddings și răspunsuri AI folosind surse indexate; furnizarea funcționalităților de dashboard, API, workspace, analytics și suport; aplicarea limitelor planului; detectarea abuzului sau incidentelor de securitate; și menținerea jurnalelor operaționale necesare pentru fiabilitate și depanare.

Prelucrarea este limitată la ceea ce este necesar pentru furnizarea Serviciului, conform configurării Clientului și instrucțiunilor documentate ale acestuia, cu excepția cazului în care legea aplicabilă impune altfel.

În funcție de implementarea și configurarea realizate de Client, pot fi prelucrate următoarele categorii de Date cu Caracter Personal ale Clientului:

• Date de identificare, precum nume, nume de utilizator, adrese de email, identificatori de cont sau semnături incluse în conținutul transmis de Client.
• Date de contact, precum adrese de email, numere de telefon, adrese poștale sau detalii de contact business incluse în conținutul încărcat sau crawlat.
• Date de comunicare, precum mesaje trimise de utilizatorii finali prin widgetul chatbot și răspunsuri AI generate din sursele indexate.
• Date tehnice, precum adrese IP, informații despre dispozitiv, tip browser, identificatori de sesiune, metadate ale cererilor, jurnale de acces și jurnale de securitate.
• Date de conținut, precum texte, fișiere, pagini de website, PDF-uri, fișiere DOCX, TXT/MD/XML și intrări personalizate transmise de Client care pot conține date personale.
• Date de utilizare, precum interacțiuni cu funcționalitățile, număr de mesaje, status crawl, referințe la surse, marcaje temporale și activitate în workspace.

Clientul este responsabil să se asigure că datele personale transmise către Serviciu sunt legale, limitate la ceea ce este necesar și acoperite de un temei juridic adecvat.

Următoarele categorii de persoane vizate pot fi afectate de prelucrarea acoperită de acest DPA:

• Angajații, administratorii, contractorii și utilizatorii autorizați ai Clientului.
• Utilizatorii finali sau vizitatorii care interacționează cu un widget chatbot implementat de Client.
• Persoanele ale căror date personale apar în fișiere, pagini de website crawlate, intrări de text personalizat sau alte surse de cunoștințe transmise de Client.
• Persoanele care contactează Clientul și ale căror mesaje sunt prelucrate prin Serviciu.
• Persoanele ale căror date tehnice sunt prelucrate atunci când folosesc sau interacționează cu chatbotul implementat de Client sau cu un workspace ZENIA.

ZENIA Assistant prelucrează Datele cu Caracter Personal ale Clientului doar pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, inclusiv acest DPA, Termenii și Condițiile, configurarea din dashboard, apelurile API, integrările, implementarea widgetului, fișierele încărcate, URL-urile transmise, intrările de text personalizat, solicitările de ștergere și instrucțiunile scrise de suport.

Dacă Popescu Adrian Florin, operând ZENIA Assistant / buildbot.ro, este obligat să prelucreze Date cu Caracter Personal ale Clientului în baza legislației aplicabile a UE, României sau a unui stat membru, Clientul va fi informat înainte de prelucrare, cu excepția cazului în care legea interzice o astfel de notificare din motive importante de interes public.

Dacă o instrucțiune pare să încalce legislația aplicabilă privind protecția datelor, Clientul poate fi notificat, iar prelucrarea relevantă poate fi suspendată sau refuzată până la clarificarea instrucțiunii.

Datele cu Caracter Personal ale Clientului sunt tratate ca informații confidențiale. Persoanele autorizate să prelucreze Date cu Caracter Personal ale Clientului trebuie să fie supuse unor obligații adecvate de confidențialitate, fie contractuale, fie legale, fie rezultate din rolul lor.

Datele cu Caracter Personal ale Clientului nu vor fi divulgate intenționat unor terți decât dacă acest lucru este necesar pentru furnizarea Serviciului prin Subprocesatori autorizați, dacă este instruit de Client, dacă este necesar pentru securitate sau conformitate legală ori dacă este impus de legea aplicabilă sau de un ordin obligatoriu al unei autorități competente.

ZENIA Assistant menține măsuri tehnice și organizatorice destinate să protejeze Datele cu Caracter Personal ale Clientului împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, divulgării neautorizate sau accesului neautorizat.

Măsurile actuale includ conexiuni criptate prin HTTPS, hashing de parole, cookie-uri de sesiune securizate HTTP-only, controale de acces bazate pe roluri, restricții pentru accesul administrativ, validarea intrărilor și controale împotriva abuzului, logging operațional, practici de backup și recuperare și proceduri de analiză a incidentelor acolo unde este adecvat.

Niciun sistem nu poate fi garantat ca fiind complet securizat. Măsurile pot evolua pe măsură ce platforma se schimbă. Un sumar actual al practicilor de securitate este disponibil în Politica de Securitate sau la cerere scrisă către contact@buildbot.ro.

Clientul acordă operatorului buildbot.ro o autorizație scrisă generală pentru angajarea Subprocesatorilor atunci când este necesar pentru furnizarea Serviciului. Subprocesatorii pot include furnizori de găzduire și infrastructură, furnizori de baze de date sau stocare atunci când sunt operați ca servicii terțe, furnizori de inferență AI și embeddings, furnizori de livrare email, furnizori de monitorizare sau suport și Paddle pentru gestionarea plăților, abonamentelor, taxelor, facturilor, rambursărilor, anulărilor, reînnoirilor și chargeback-urilor dacă checkout-ul Paddle este activat.

Nodemailer este o librărie software internă și nu este ea însăși Subprocesator. O tehnologie de bază de date sau o librărie internă nu trebuie tratată ca Subprocesator decât dacă un furnizor terț prelucrează date cu caracter personal pentru ZENIA în mediul de producție.

Subprocesatorii nominali de producție, după confirmare, trebuie listați pe pagina Sub-procesatori împreună cu scopul, categoriile de date, regiunea de prelucrare unde este cunoscută, starea și informațiile relevante de confidențialitate sau prelucrare. Adăugările sau înlocuirile de Subprocesatori vor fi notificate acolo unde legea aplicabilă sau contractul impune acest lucru.

ZENIA Assistant va oferi asistență rezonabilă Clientului pentru îndeplinirea obligațiilor de a răspunde solicitărilor persoanelor vizate conform legislației aplicabile privind protecția datelor, inclusiv acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție și retragerea consimțământului acolo unde este aplicabil.

Asistența poate include funcții de dashboard pentru export, ștergere, eliminarea surselor, ștergerea contului, administrarea workspace-ului și suport scris pentru solicitări verificate care nu pot fi finalizate direct din dashboard.

Solicitările trebuie trimise la contact@buildbot.ro și trebuie să includă suficiente informații pentru identificarea contului Clientului, workspace-ului, domeniului, persoanei vizate și acțiunii solicitate. Verificarea rezonabilă a identității și autorității poate fi necesară înainte de efectuarea acțiunii.

ZENIA Assistant va notifica Clientul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de o încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează Datele cu Caracter Personal ale Clientului prelucrate în numele Clientului. Acolo unde este fezabil, notificarea va fi transmisă în termen de 72 de ore de la momentul luării la cunoștință.

Notificarea va include, în măsura disponibilă, natura încălcării, categoriile și numărul aproximativ al persoanelor vizate și al înregistrărilor afectate, consecințele probabile, măsurile luate sau propuse pentru remediere și datele de contact pentru follow-up.

Notificările vor fi trimise la emailul principal al contului, emailul proprietarului workspace-ului sau alt canal de contact rezonabil disponibil pentru Client.

La încetare, ștergerea contului, ștergerea workspace-ului sau la instrucțiunea scrisă a Clientului, ZENIA Assistant va șterge sau returna Datele cu Caracter Personal ale Clientului prelucrate în numele Clientului, cu excepția cazului în care păstrarea este cerută de legea aplicabilă sau este necesară pentru scopuri legitime de securitate, dispute, backup sau conformitate.

Acolo unde este disponibil tehnic, Clientul poate exporta datele accesibile ale Clientului înainte de ștergere. Ștergerea datelor active ale workspace-ului este destinată să fie finalizată în termen de 30 de zile după încetare sau după o cerere de ștergere verificată. Copiile de backup pot rămâne până când sunt suprascrise sau eliminate conform ciclurilor normale de rotație a backup-urilor.

Înregistrările de billing, referințele tranzacțiilor, jurnalele de securitate și evidențele legale pot fi păstrate pentru perioadele descrise în Politica de Confidențialitate și Termenii și Condițiile.

ZENIA Assistant va pune la dispoziție informațiile rezonabil necesare pentru a demonstra conformitatea cu acest DPA, ținând cont de natura Serviciului, documentația disponibilă, dimensiunea produsului și necesitatea de a proteja alți clienți, sistemele, secretele comerciale și controalele de securitate.

Acolo unde este cerut de lege, auditurile sau inspecțiile pot fi realizate cu notificare prealabilă rezonabilă, în timpul programului normal de lucru, într-un mod care nu perturbă Serviciul și nu compromite securitatea. Domeniul, calendarul, cerințele de confidențialitate și alocarea costurilor pentru orice audit trebuie agreate în prealabil, cu excepția cazului în care legea obligatorie impune altfel.

Datele cu Caracter Personal ale Clientului sunt destinate să fie prelucrate în principal în Spațiul Economic European sau prin furnizori care oferă garanții adecvate de protecție a datelor.

Atunci când un Subprocesator prelucrează Date cu Caracter Personal ale Clientului în afara SEE, pot fi folosite mecanisme adecvate de transfer, precum Clauzele Contractuale Standard ale Comisiei Europene, decizii de adecvare, evaluări ale impactului transferului sau alte garanții recunoscute legal, acolo unde este aplicabil.

Utilizarea Serviciului de către Client constituie o instrucțiune de a transfera Date cu Caracter Personal ale Clientului atunci când este necesar pentru furnizarea Serviciului, sub rezerva garanțiilor descrise mai sus și în Politica de Confidențialitate / pagina Subprocesatori.

Acest DPA este supus excluderilor și limitărilor de răspundere din Termenii și Condițiile, în măsura maximă permisă de legea aplicabilă. Nimic din acest DPA nu limitează răspunderea atunci când o astfel de limitare nu este permisă de GDPR sau de altă legislație obligatorie privind protecția datelor.

Dacă există un conflict între acest DPA și Termenii și Condițiile cu privire la prelucrarea Datelor cu Caracter Personal ale Clientului, acest DPA prevalează doar pentru acea chestiune de prelucrare. Pentru toate celelalte aspecte, Termenii și Condițiile continuă să se aplice.

Pentru toate întrebările, solicitările și notificările privind acest DPA, te rugăm să contactezi:

• Operator produs: Popescu Adrian Florin
• Brand produs: ZENIA Assistant / buildbot.ro
• Email: contact@buildbot.ro
• Website: https://buildbot.ro

Pentru corespondență legată de DPA, te rugăm să incluzi „DPA Request” în subiectul emailului trimis la contact@buildbot.ro.