Politica de Confidențialitate

ZENIA Assistant este un produs software disponibil pe https://buildbot.ro. ZENIA Assistant nu este o societate înregistrată sau o entitate juridică separată.

Produsul este operat de Popescu Adrian Florin, persoană fizică din România, care acționează sub brandul ZENIA Assistant / buildbot.ro. În această Politică de Confidențialitate, referințele la „ZENIA Assistant”, „noi” sau „nostru” se referă la operatorul produsului buildbot.ro, cu excepția cazului în care contextul indică altceva.

Această politică explică modul în care colectăm, utilizăm, stocăm și protejăm datele personale atunci când folosești website-ul buildbot.ro, dashboard-ul ZENIA, API-ul, widget-ul embed și serviciile asociate.

Planurile plătite sunt pregătite pentru lansare prin Paddle. Până la activarea checkout-ului live, anumite funcții comerciale pot fi indisponibile sau limitate la testare / early access.

Pentru orice întrebări, solicitări sau preocupări legate de confidențialitate, ne puteți contacta la:

• Operator produs / operator date: Popescu Adrian Florin
• Brand produs: ZENIA Assistant / buildbot.ro
• Email: contact@buildbot.ro
• Website: https://buildbot.ro

Ne propunem să răspundem la toate solicitările de confidențialitate în termen de 30 de zile. Dacă exercitați un drept în temeiul GDPR, vom răspunde în termen de o lună calendaristică, conform legii.

Colectăm și prelucrăm următoarele categorii de date personale:

• Date de cont: nume, adresă de email și date de autentificare asociate parolei la înregistrare
• Date de facturare și abonament: selecția planului, ciclul de facturare, starea abonamentului, referințe de tranzacție, identificatori de client / abonament și evenimente de plată primite de la Paddle sau de la furnizorul de plată folosit la momentul respectiv; nu stocăm numere complete de card, CVV sau date complete de cont bancar
• Date de utilizare: paginile vizitate în dashboard, funcționalitățile folosite, marcajele temporale și identificatorii de sesiune
• Date de chat: mesajele trimise către și primite de la chatbot-urile pe care le creați, inclusiv mesajele utilizatorilor finali prin widget-ul integrat
• Date de conținut: URL-urile site-urilor trimise pentru crawling, conținutul paginilor crawlate, fișierele încărcate și intrările de text personalizat
• Date tehnice: adrese IP, tipul și versiunea browserului, sistemul de operare, tipul dispozitivului și URL-urile de referință
• Date de suport: mesajele și atașamentele trimise prin canalele de suport
• Preferințe de comunicare: starea opt-in pentru comunicările tranzacționale și de marketing

Prelucrăm datele dumneavoastră personale în următoarele scopuri:

• Furnizarea Serviciului: crearea contului, autentificarea, accesul la dashboard, crearea chatbot-urilor, ingestia cunoștințelor și operarea widget-ului de chat
• Facturare și abonamente: procesarea selecțiilor de plan, gestionarea ciclului de viață al abonamentului, activarea / suspendarea accesului pe baza stării abonamentului, comunicarea evenimentelor de facturare și păstrarea evidențelor necesare
• Îmbunătățirea produsului: analiza pattern-urilor agregate de utilizare pentru îmbunătățirea funcționalităților, depanarea erorilor și planificarea dezvoltării
• Securitate: detectarea și prevenirea accesului neautorizat, abuzului și fraudei
• Suport: răspunsul la întrebările dumneavoastră și rezolvarea problemelor tehnice
• Conformitate legală: îndeplinirea obligațiilor conform legii aplicabile, inclusiv evidențe fiscale / comerciale acolo unde este necesar și protecția consumatorilor
• Comunicări tranzacționale: trimiterea confirmărilor de cont, notificărilor legate de abonament, notificărilor de modificare a planului și alertelor de serviciu
• Marketing (doar cu consimțământ): trimiterea de actualizări de produs și newsletter-uri când ați optat explicit

Ne bazăm pe următoarele temeiuri juridice conform GDPR:

• Executarea contractului (Art. 6(1)(b)): prelucrarea necesară pentru furnizarea Serviciului, gestionarea contului, procesarea abonamentelor și livrarea funcționalității chatbot
• Interes legitim (Art. 6(1)(f)): monitorizarea securității, prevenirea fraudei, analiza agregată pentru îmbunătățirea produsului și menținerea jurnalelor operaționale
• Obligație legală (Art. 6(1)(c)): evidențe fiscale / comerciale unde este necesar, protecția consumatorilor și răspunsul la solicitările legale ale autorităților
• Consimțământ (Art. 6(1)(a)): emailuri de marketing și newsletter-uri, cookie-uri opționale pentru analiză

Puteți retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării bazate pe consimțământ înainte de retragere.

Când creați un cont ZENIA, colectăm numele, adresa de email și o parolă. Parolele nu sunt stocate în text simplu. Credențialele conturilor sunt stocate folosind hashing de parole, nu criptare reversibilă.

Folosim autentificare bazată pe sesiuni. Tokenurile de sesiune sunt stocate în cookie-uri securizate, HTTP-only, și expiră după o perioadă de inactivitate sau atunci când accesul este revocat.

Puteți actualiza informațiile contului sau șterge contul din pagina Setări cont din dashboard. Ștergerea contului elimină datele personale și toate workspace-urile, domeniile și datele de cunoștințe asociate, sub rezerva oricăror obligații legale de păstrare.

Planurile plătite sunt pregătite pentru lansare prin Paddle. Dacă checkout-ul live este activat, Paddle poate procesa plățile, abonamentele, taxele aplicabile, chitanțele și documentele comerciale ca furnizor de checkout și, acolo unde se aplică, ca merchant of record.

Produsul ZENIA / buildbot.ro nu colectează și nu stochează numărul complet al cardului, CVV-ul sau detaliile complete ale contului bancar.

De la Paddle sau de la furnizorul de plată folosit la momentul respectiv, produsul poate primi și stoca:
• Identificatori de client, abonament și tranzacție
• Starea abonamentului și a plății
• Rezultatele confirmării, eșecului, anulării, reînnoirii sau rambursării plății
• Referințe necesare pentru activarea planului, aplicarea limitelor și suportul de billing

Produsul poate stoca planul selectat, ciclul de facturare (lunar sau anual), data de începere a abonamentului, data reînnoirii și starea plății pentru gestionarea contului și aplicarea accesului la funcționalități.

Tratamentul TVA / taxelor aplicabile și documentele de plată pot fi gestionate prin Paddle în funcție de configurația finală a checkout-ului și de jurisdicția cumpărătorului.

Când creați un chatbot și implementați widget-ul de chat integrat, conversațiile dintre utilizatorii finali și chatbot-ul dumneavoastră sunt procesate prin ZENIA Assistant pe buildbot.ro.

Prelucrăm:
• Mesajele trimise de utilizatorii finali prin widget
• Răspunsurile generate de AI pe baza cunoștințelor indexate
• Marcaje temporale ale mesajelor, identificatori de sesiune, referințe la surse și numărul de mesaje

Datele conversațiilor sunt stocate în workspace-ul dumneavoastră și sunt accesibile prin dashboard. Sunt utilizate pentru a furniza funcționalitatea de chat, pentru a susține revizuirea comportamentului asistentului și pentru a aplica limitele de mesaje ale planului.

Utilizatorii finali care interacționează cu chatbot-ul integrat trebuie informați prin propria dumneavoastră politică de confidențialitate că mesajele lor pot fi procesate prin ZENIA Assistant și prin furnizorii AI terți folosiți de serviciu. Pentru conținutul și conversațiile din widget-ul instalat pe website-ul dumneavoastră, puteți acționa ca operator de date față de vizitatorii dumneavoastră, iar ZENIA poate acționa ca furnizor / împuternicit, în funcție de configurația concretă și de DPA aplicabil.

ZENIA vă permite să construiți baze de cunoștințe prin:
• Crawlarea URL-urilor de site-uri pe care le trimiteți
• Încărcarea fișierelor (PDF, DOCX, TXT, MD, XML) pe planurile plătite
• Adăugarea de intrări de text personalizat

Conținutul crawlat și fișierele încărcate sunt procesate prin pipeline-ul nostru de ingestie: extragerea textului, normalizarea, segmentarea, generarea embeddingurilor și stocarea vectorială. Aceste date sunt folosite exclusiv pentru a alimenta răspunsurile chatbot-ului dumneavoastră.

Sunteți responsabil(i) să vă asigurați că aveți dreptul de a crawla și indexa conținutul pe care îl trimiteți. Nu folosim conținutul dumneavoastră pentru antrenarea modelelor, nu îl partajăm cu alți utilizatori și nu îl facem accesibil public.

Când ștergeți o sursă de cunoștințe, toate chunk-urile, embeddingurile și fișierele stocate asociate sunt eliminate permanent.

Pentru îmbunătățirea internă a produsului, analizăm pattern-uri agregate, neidentificabile personal, de utilizare pe întreaga platformă. Acest lucru ne ajută să înțelegem ce funcționalități sunt folosite, să detectăm probleme de performanță și să prioritizăm dezvoltarea.

Nu vindem date de utilizare terților. Nu folosim conținutul bazei de cunoștințe sau conversațiile de chat pentru antrenarea modelelor AI.

Când ne contactați pentru suport, colectăm și stocăm mesajele dumneavoastră, fișierele atașate și metadatele precum marcajele temporale și identificatorul contului. Aceste date sunt folosite exclusiv pentru rezolvarea solicitării și îmbunătățirea proceselor de suport.

Jurnalele de suport sunt păstrate pentru o perioadă rezonabilă pentru a permite urmărirea problemelor recurente și pentru a îndeplini obligațiile legale de păstrare a evidențelor. Nu partajăm comunicările de suport cu terți, cu excepția cazului în care este necesar pentru rezolvarea unei probleme tehnice care implică un subprocesor.

Trimitem următoarele tipuri de emailuri:

• Emailuri tranzacționale: confirmarea contului, resetarea parolei, chitanțe de facturare, confirmări de modificare a planului, avertizări de expirare a abonamentului și alerte de serviciu. Acestea sunt trimise după necesitate pentru operarea Serviciului și nu necesită consimțământ separat.
• Emailuri de marketing: actualizări de produs, anunțuri de funcționalități și newsletter-uri. Acestea sunt trimise doar când ați optat explicit.

Puteți gestiona preferințele de email din pagina Setări cont. Vă puteți dezabona de la emailurile de marketing în orice moment folosind linkul de dezabonare inclus în fiecare mesaj de marketing.

Dezabonarea de la emailurile de marketing nu afectează comunicările tranzacționale, care sunt esențiale pentru furnizarea Serviciului.

Folosim cookie-uri și tehnologii similare în următoarele scopuri:

• Cookie-uri esențiale: autentificarea sesiunii, protecția CSRF și preferința de limbă. Acestea sunt strict necesare pentru operarea Serviciului și nu pot fi dezactivate.
• Cookie-uri opționale de utilizare: dacă consimțiți, putem folosi instrumente limitate de statistici de utilizare pentru a înțelege cum este utilizat dashboard-ul.

Widget-ul de chat integrat folosește doar cookie-urile necesare funcționării sale (gestionarea sesiunii și protecția CSRF).

Pentru informații detaliate despre cookie-urile specifice pe care le folosim, scopurile lor și modul de gestionare, consultați Politica noastră de Cookie-uri.

Partajăm date personale cu categorii de furnizori de servicii doar în măsura necesară pentru operarea Serviciului:

• Furnizori de infrastructură și găzduire: infrastructura aplicației, stocare și livrarea serviciului
• Furnizori de tehnologie pentru baze de date și stocare: datele contului, datele workspace-ului și conținutul bazei de cunoștințe
• Furnizori de livrare email: livrarea emailurilor tranzacționale
• Furnizori de inferență AI și embeddings: promptul, contextul și conținutul necesar pentru generarea răspunsurilor și embeddingurilor
• Paddle sau alți furnizori de plată, după activarea checkout-ului: checkout, abonamente, taxe aplicabile, chitanțe / documente comerciale și gestionarea stării tranzacțiilor
• Furnizori de monitorizare operațională sau suport, dacă sunt activați: gestionarea erorilor, fiabilitatea serviciului și fluxurile de suport clienți

Solicităm furnizorilor de servicii să prelucreze datele doar pentru scopurile necesare operării Serviciului și să mențină măsuri de securitate adecvate. Nu vindem datele dumneavoastră personale niciunui terț. Lista furnizorilor specifici este menținută pe pagina Sub-procesatori.

Datele dumneavoastră sunt destinate să fie stocate și procesate în principal în Spațiul Economic European (SEE) sau prin furnizori care oferă garanții adecvate de protecție a datelor.

Acolo unde un furnizor de servicii poate procesa date în afara SEE, pot fi folosite garanții adecvate de transfer, precum Clauzele Contractuale Standard, decizii de adecvare acolo unde sunt aplicabile sau alte mecanisme recunoscute legal.

Dacă aveți întrebări despre mecanismele specifice de transfer, ne puteți contacta la contact@buildbot.ro.

Păstrăm datele dumneavoastră personale doar atât timp cât este necesar pentru scopurile descrise în această politică:

• Date de cont: păstrate cât contul este activ și până la 30 de zile după ștergerea contului pentru a permite recuperarea
• Date din baza de cunoștințe (conținut crawlat, fișiere încărcate, embeddinguri): păstrate cât există domeniul asociat și șterse permanent când sursa sau domeniul este eliminat
• Conversații chat: păstrate cât spațiul de lucru asociat este activ
• Înregistrări de facturare / abonament: păstrate conform obligațiilor fiscale, comerciale și de conformitate aplicabile; unde evidențele sunt gestionate de Paddle, Paddle poate aplica propriile perioade de păstrare
• Comunicări de suport: păstrate până la 3 ani de la ultima interacțiune
• Jurnale operaționale: păstrate până la 90 de zile pentru securitate și depanare
• Date de utilizare: păstrate în formă agregată; datele individuale de sesiune sunt păstrate până la 12 luni

Când datele nu mai sunt necesare, sunt șterse permanent sau anonimizate ireversibil.

Conform GDPR, aveți următoarele drepturi privind datele dumneavoastră personale:

• Dreptul de acces (Art. 15): solicitați o copie a datelor personale pe care le deținem despre dumneavoastră
• Dreptul la rectificare (Art. 16): solicitați corectarea datelor inexacte sau incomplete
• Dreptul la ștergere (Art. 17): solicitați ștergerea datelor personale, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare
• Dreptul la restricție (Art. 18): solicitați limitarea prelucrării datelor în anumite circumstanțe
• Dreptul la portabilitate (Art. 20): primiți datele într-un format structurat, citibil automat
• Dreptul de opoziție (Art. 21): vă opuneți prelucrării bazate pe interes legitim, inclusiv profilarea
• Dreptul de retragere a consimțământului (Art. 7(3)): retrageți consimțământul pentru orice prelucrare bazată pe consimțământ în orice moment

Pentru a exercita oricare dintre aceste drepturi, contactați-ne la contact@buildbot.ro. Vă vom verifica identitatea înainte de procesarea oricărei solicitări. De asemenea, puteți șterge contul și datele asociate direct din pagina Setări cont.

Dacă considerați că nu am gestionat datele dumneavoastră personale în conformitate cu legislația aplicabilă, aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere.

În România, autoritatea competentă de supraveghere este:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) Website: www.dataprotection.ro

Puteți depune o plângere și la autoritatea de supraveghere din statul membru UE/SEE al reședinței sau locului dumneavoastră de muncă.

Vă încurajăm să ne contactați mai întâi la contact@buildbot.ro pentru a încerca să rezolvăm problema direct.

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor dumneavoastră personale, inclusiv:

• Conexiuni criptate prin HTTPS
• Hashing de parole și autentificare securizată a contului
• Cookie-uri de sesiune securizate, HTTP-only
• Controale de acces bazate pe roluri în cadrul aplicației
• Restricții de acces pentru funcțiile administrative
• Validarea intrărilor și protecții împotriva tiparelor comune de abuz
• Logging operațional și revizuire de securitate acolo unde este adecvat

Niciun sistem nu este complet securizat. Dacă descoperiți o vulnerabilitate de securitate, vă rugăm să o raportați la contact@buildbot.ro pentru a o putea trata prompt.

Pentru a vă exercita drepturile de protecție a datelor sau pentru a pune întrebări despre această politică de confidențialitate, contactați-ne la:

• Operator produs / operator date: Popescu Adrian Florin
• Brand produs: ZENIA Assistant / buildbot.ro
• Email: contact@buildbot.ro
• Website: https://buildbot.ro

Vă rugăm să includeți adresa de email a contului pentru a ne permite localizarea datelor. Vă vom verifica identitatea înainte de procesarea oricărei solicitări și vom răspunde în termen de o lună calendaristică.

Putem actualiza această politică de confidențialitate periodic pentru a reflecta modificările practicilor noastre, ale Serviciului sau ale legislației aplicabile.

Când facem modificări semnificative, vă vom notifica prin:
• Afișarea unei notificări în dashboard
• Trimiterea unui email la adresa asociată contului dumneavoastră

Data „Ultima actualizare” din partea de sus a acestei pagini indică când a fost revizuită ultima dată politica. Vă încurajăm să revizuiți periodic această politică.

Continuarea utilizării Serviciului după intrarea în vigoare a modificărilor constituie acceptarea politicii actualizate. Dacă nu sunteți de acord cu o modificare, puteți închide contul.